Das Lieferkettenmanagement ist eine wichtige Funktion, die die Koordination des Waren-, Dienstleistungs- und Informationsflusses von den Lieferanten zu den Kunden umfasst. Aufgrund der Schnelllebigkeit und Komplexität der Lieferkette kann es für Supply Chain Manager jedoch eine Herausforderung sein, mit dem ständigen Zustrom von E-Mails Schritt zu halten.
Die Überlastung mit E-Mails ist ein häufiges Problem, mit dem viele Berufstätige konfrontiert sind, und Supply Chain Manager sind da keine Ausnahme. Angesichts des ständigen Zustroms von E-Mails kann es für Manager schwierig sein, den Überblick zu behalten und auf wichtige Nachrichten rechtzeitig zu reagieren. Dies kann zu Verzögerungen bei der Entscheidungsfindung, verpassten Gelegenheiten und sogar zu Fehlern in der Kommunikation führen.
Laut einer von Adobe durchgeführten Umfrage erhält ein durchschnittlicher Büroangestellter etwa 120 E-Mails pro Tag, wobei die Zahl in höheren Positionen noch zunimmt. Im Einzelnen ergab die Umfrage Folgendes:
Mitarbeiter der ersten Ebene erhalten durchschnittlich 109 E-Mails pro Tag.
Mitarbeiter der mittleren Ebene erhalten im Durchschnitt 121 E-Mails pro Tag.
Führungskräfte erhalten im Durchschnitt 143 E-Mails pro Tag.
Diese Zahlen variieren wahrscheinlich je nach Branche, Unternehmensgröße und anderen Faktoren. Es ist jedoch klar, dass Führungskräfte, insbesondere in höheren Positionen, täglich eine erhebliche Anzahl von E-Mails erhalten können.
Laut dem Email Meter Benchmarks Report, der 2022 veröffentlicht wurde, ist die Logistikbranche die Branche, die am meisten E-Mails erhält und auch die meisten E-Mails versendet.
In den meisten Fällen geht es dabei um die Koordinierung von Waren- und Materialtransporten. Es ist notwendig, mit einer Vielzahl von Beteiligten zusammenzuarbeiten und zu kommunizieren, darunter Lieferanten, Hersteller, Lagerhäuser, Transportunternehmen und Kunden. Um den Überblick über Bestellungen, Sendungen und andere Details im Zusammenhang mit dem Warenverkehr zu behalten, müssen Logistik- und Lieferkettenfachleute unter Umständen eine große Anzahl von E-Mails senden und empfangen. Bei einer so großen Anzahl von E-Mails ist es umso wichtiger, dass alles nach Prioritäten geordnet und organisiert ist.
Dieses intensive E-Mail-Management kann leicht zu Situationen wie der folgenden führen:
Geringere Produktivität: Wenn man viel Zeit mit dem Lesen und Beantworten von E-Mails verbringt, kann dies von anderen wichtigen Aufgaben und Verantwortlichkeiten ablenken und zu einer geringeren Produktivität führen.
Erhöhter Stress und Burnout: Die Bewältigung einer großen Anzahl von E-Mails kann überwältigend sein und zu erhöhtem Stress und Burnout bei Lieferkettenmanagern führen.
Vermindertes Wohlbefinden: Studien haben gezeigt, dass eine übermäßige E-Mail-Nutzung mit einem verminderten Wohlbefinden und einem erhöhten Burnout-Risiko verbunden ist.
Missverständnisse und Fehler: Wenn E-Mails nicht effektiv verwaltet werden, können wichtige Informationen übersehen werden oder Missverständnisse auftreten, was zu Missverständnissen und Fehlern innerhalb der Lieferkette führt.
Negative Auswirkungen auf die Lieferkette: Wenn die Manager der Lieferkette mit E-Mails überfordert sind, kann dies zu Verzögerungen und Unterbrechungen des Waren- und Informationsflusses führen, was sich negativ auf die Gesamteffizienz und Effektivität der Lieferkette auswirkt.
Fehlende Datenerfassung: Man kann nicht verbessern, was man nicht verwalten kann, denn man kann nicht verwalten, was man nicht messen kann. Wenn man keine Kontrolle über die Daten und die richtige Visualisierung der Daten hat, wird es schwieriger, sie zu verwalten.
Um die E-Mail-Flut zu bekämpfen, können Lieferkettenmanager einige Strategien anwenden:
Reduzieren Sie die Anzahl der ausgetauschten E-Mails
Setzen Sie ein Tool ein, mit dem Sie die Zahl der Emails drastisch reduzieren können. Die Tools sind so konzipiert, dass sie eine Aufforderung zum Handeln schaffen, bei der Ihre Aufmerksamkeit nur auf das gelenkt wird, was Ihre Aufmerksamkeit erfordert.
Darüber hinaus werden alle Daten, die in Ihrer E-Mail verloren gegangen wären, für Ihre spätere Analyse gesammelt.
Legen Sie bestimmte Zeiten am Tag fest, um E-Mails zu prüfen und zu beantworten.
Anstatt den ganzen Tag über ständig zu prüfen und zu antworten. Dies kann Managern helfen, ihren Posteingang im Griff zu behalten, während sie noch Zeit haben, sich auf andere wichtige Aufgaben zu konzentrieren. Bei allen kritischen E-Mails sollte es sich nicht um eine E-Mail handeln, sondern um eine Benachrichtigung, die von einem bestimmten Tool kommt.
Organisieren und priorisieren Sie Nachrichten mit Hilfe von E-Mail-Filtern und Etiketten.
Auf diese Weise können Manager die wichtigsten Nachrichten schnell erkennen und beantworten, während sie weniger Zeit mit dem Durchsuchen weniger wichtiger E-Mails verbringen.
Verwenden Sie Tools, die beim Lieferkettenmanagement helfen
Dank solcher Kollaborationsplattformen können Supply-Chain-Manager ein klares und strukturiertes Verständnis ihrer Supply-Chain-Prozesse gewinnen, Engpässe und Ineffizienzen erkennen, bessere Entscheidungen auf der Grundlage von Daten treffen und die E-Mail-Überlastung reduzieren, indem sie die Sichtbarkeit verfügbarer Partnerangebote verbessern und die Notwendigkeit des Versands vieler E-Mails verringern. Auf diese Weise kann die Kommunikation gestrafft, die Effizienz verbessert und die Produktivität gesteigert werden.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Überlastung mit E-Mails erhebliche Auswirkungen auf Manager der Lieferkette haben kann. Durch die Umsetzung von Strategien, wie z. B. die Festlegung bestimmter Zeiten für die Überprüfung von E-Mails, die Verwendung von E-Mail-Filtern und -Etiketten und die Nutzung alternativer Verwaltungstools, können Manager ihren Posteingang effektiv verwalten und die negativen Auswirkungen auf ihre Arbeit verringern. Als oberste Priorität sollten Sie Wege finden, um so viele E-Mails wie möglich zu löschen.
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